Sistema di segnalazione

Domande e risposte relative all’ufficio del difensore civico, alla procedura di reclamo ai sensi della legge sugli obblighi di diligenza nella catena di fornitura e al sistema di segnalazione online presso The Quality Group GmbH e le sue controllate (“TQGG”)

I. Che cos’è un ufficio di mediazione / ufficio reclami (“sistema di segnalazione”)?

TQGG, nell’ambito della lotta contro le violazioni delle disposizioni di legge e/o delle norme interne di compliance, nonché delle violazioni degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente, ha nominato un'avvocata esterna in qualità di mediatrice e referente per il nostro sistema di segnalazione. L’avvocata mediatrice è a disposizione di tutti gli informatori che desiderino segnalare in modo riservato eventuali irregolarità presso TQGG.

II. Chi può rivolgersi al sistema di segnalazione?

Il nostro sistema di segnalazione, gestito dalla nostra avvocata mediatrice, è in linea di principio a disposizione di chiunque possa fornire segnalazioni relative a comportamenti illeciti. Può trattarsi di dipendenti, clienti o altre terze parti. Vengono accettate tutte le segnalazioni relative a sospetti di violazione che rientrino nell’ambito tematico specificato.

III. Su quali argomenti è possibile fornire segnalazioni?

Il sistema di segnalazione è a disposizione per segnalare violazioni di leggi e regolamenti, nonché rischi relativi ai diritti umani e all’ambiente e violazioni degli obblighi di diligenza, purché questi riguardino la nostra azienda, il nostro settore di attività o i nostri fornitori lungo l’intera catena di approvvigionamento.

I temi oggetto delle comunicazioni comprendono in particolare quanto segue:

Corruzione, riciclaggio di denaro, concussione, finanziamento del terrorismo, violazioni dei controlli sulle esportazioni
Comportamento anticoncorrenziale
Violazioni del Codice di condotta e di altre linee guida interne di TQGG (ad es. linee guida sugli acquisti)
Sicurezza dei prodotti
Discriminazione, mobbing, diritti fondamentali
Salute, sicurezza operativa, sicurezza sul lavoro
Questioni relative al personale, compresa la mancata osservanza delle istruzioni di lavoro
Violazioni della protezione dei dati e della sicurezza delle informazioni
Violazioni delle norme antitrust
Casi relativi all’UE ai sensi della direttiva UE sugli informatori, 2019/1937
Violazioni degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente.

Il sistema di segnalazione non è destinato alle lamentele relative all’attività operativa. Le segnalazioni inviate tramite il sistema di segnalazione e relative a fattispecie che esulano dall’ambito tematico definito vengono inoltrate ai referenti competenti, previo consenso del segnalante, oppure vengono indicati i referenti competenti.

IV. Come si possono fornire segnalazioni?

TQGG:

I nostri dipendenti possono rivolgersi in qualsiasi momento ai propri superiori, all’ufficio del personale, al General Counsel o ad altri uffici dell’azienda per segnalare eventuali irregolarità.

Sistema di segnalazione / Avvocata mediatrice:

Inoltre, i nostri dipendenti, i nostri partner commerciali e altre terze parti possono avvalersi del nostro sistema di segnalazione, tramite il quale è possibile inviare segnalazioni alla nostra avvocata mediatrice. È possibile inviare le segnalazioni per telefono, per posta, via e-mail o durante un colloquio di persona.

Avv.ssa Dr. Kathrin J. Niewiarra, mediatrice

Via Filippa 11

14059 Berlino

Tel.:

TQGG@compliance-aid.com

Le segnalazioni possono essere effettuate in tedesco e in inglese.

È inoltre possibile inviare segnalazioni alla procuratrice mediatrice tramite il nostro sistema elettronico di segnalazione in oltre 26 lingue: www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de

Hintbox

V. In che modo viene garantito l’anonimato e viene tutelato l’informatore?

La tutela e la riservatezza dell’informatore sono elementi fondamentali della nostra procedura di segnalazione e vengono da noi prese molto sul serio. Nel corso dell’intera procedura, a seconda del singolo caso, vengono elaborate e adottate misure personalizzate per garantire la tutela dell’informatore da eventuali svantaggi o sanzioni derivanti dalle segnalazioni effettuate. Non saranno tollerati tentativi di intimidazione, minacce o discriminazioni sul posto di lavoro nei confronti degli informatori. Se, a seguito di una segnalazione, doveste subire intimidazioni, minacce o ritorsioni, vi preghiamo di rivolgervi alla nostra avvocata mediatrice o agli uffici competenti presso TQGG.

In qualità di avvocato, l’avvocata mediatrice è inoltre soggetta al segreto professionale. I contatti, così come tutte le informazioni e le segnalazioni, vengono trattati con la massima riservatezza. Ciò è garantito da un accordo separato sulla protezione dei dati stipulato con TQGG in qualità di committente.

La vostra identità verrà rivelata a TQGG solo previo vostro esplicito consenso. Qualora le informazioni da voi fornite dovessero dare luogo a indagini da parte delle autorità giudiziarie, il vostro anonimato sarà garantito dal segreto professionale degli avvocati anche nei confronti di tali istituzioni.

VI. Che fine fa una segnalazione inviata?

Sintesi:

L’avvocato difensore esamina le segnalazioni pervenute ed effettua una prima valutazione giuridica. Questa viene inoltrata a Svenja Wachtel, General Counsel di TQGG, per un’ulteriore verifica dei fatti, a condizione che l’informatore abbia acconsentito alla trasmissione. Viene garantita la massima riservatezza nel trattamento delle segnalazioni. Qualora le segnalazioni possano essere concretizzate, verranno avviate ulteriori misure. Se le segnalazioni dovessero rivelarsi infondate, l’indagine verrà chiusa. Inoltre, tutti i dati personali verranno cancellati in conformità con le norme sulla protezione dei dati.

I singoli passaggi:

Ricezione della segnalazione

La ricezione della segnalazione viene documentata e il segnalante riceve, entro sette giorni al più tardi, una conferma di ricezione da parte dell’avvocato mediatore.

Verifica dell'avviso

L'avvocato difensore classifica la segnalazione in base all'argomento e ne verifica la plausibilità. Se la segnalazione risulta plausibile, viene inoltrata a Svenja Wachtel, General Counsel, affinché ne accerti i fatti, nel rispetto della riservatezza.

Se lo desidera, l’avvocata mediatrice rimane in contatto con il segnalante per tutta la durata del procedimento. Tuttavia, spetta esclusivamente al segnalante decidere le modalità di tale contatto.

Se la segnalazione non risulta plausibile, il procedimento viene archiviato e l'informatore ne viene informato.

Accertamento dei fatti

Il General Counsel chiarisce i fatti, di concerto con l’avvocato mediatore, avvalendosi pienamente dei mezzi a sua disposizione, valutando ogni singolo caso in base alle esigenze e in modo tempestivo. In tale contesto, si verifica innanzitutto se siano disponibili informazioni sufficienti per chiarire i fatti. In caso contrario, l’avvocata mediatrice contatta l’informatore per richiedere ulteriori informazioni.

Qualora non si desideri essere contattati e non sia possibile raccogliere in altro modo informazioni sufficienti per chiarire i fatti, il procedimento viene archiviato. Anche qualora non si riesca a riscontrare alcuna condotta scorretta o alcun rischio all’interno dell’azienda o presso i partner commerciali o i fornitori, il procedimento viene ugualmente archiviato. L’informatore ne viene debitamente informato.

Elaborazione di soluzioni

Qualora venga individuata una condotta scorretta o un rischio, sulla base delle informazioni raccolte vengono elaborate misure preventive e/o correttive adeguate. Ove possibile, opportuno e se lo desideri, l’informatore viene coinvolto nell’elaborazione delle misure preventive e/o correttive.

L’informatore riceverà, entro e non oltre tre mesi dalla conferma di ricezione, un riscontro da parte dell’avvocato mediatore in merito alle misure previste e a quelle già adottate, nonché alle motivazioni delle stesse, purché ciò non pregiudichino le indagini (interne) e i diritti delle persone oggetto della segnalazione, e nella misura in cui ciò sia possibile nell’ambito di quanto consentito dalla legge.

Adozione di misure correttive, monitoraggio e verifica dell'efficacia

Le misure di prevenzione e/o correttive approvate vengono avviate e la loro attuazione viene monitorata dal General Counsel o da un comitato appositamente istituito.

Inoltre, TQGG verifica l’efficacia della procedura di reclamo su base annuale e in base alle circostanze. A tal fine si tiene conto in particolare del feedback fornito dagli informatori. Se necessario, vengono apportate delle modifiche.

VII. Devo temere conseguenze negative se sporto denuncia?

Se segnalate un fatto in buona fede e secondo le vostre migliori conoscenze, non subirete alcuna conseguenza negativa all’interno dell’azienda. Tuttavia, se presentate consapevolmente una segnalazione falsa o in malafede, oppure se avete voi stessi violato le norme di comportamento vigenti, TQGG si riserva il diritto di intraprendere azioni legali.

VIII. Cosa succede se il contenuto della segnalazione si rivela successivamente errato?

È importante che, al momento della segnalazione, Lei ritenesse o supponesse che il contenuto fosse vero e che non abbia effettuato la segnalazione con intenti abusivi. Se, una volta chiariti i fatti, dovesse risultare che la segnalazione non era fondata, non dovrà temere alcuna conseguenza negativa.

IX. Cosa succede se sono io stesso coinvolto nella situazione irregolare?

Anche in tal caso, vi invitiamo a segnalare il fatto in questione. Nel corso dell’accertamento dei fatti e dell’eventuale applicazione di sanzioni, se ne terrà debitamente conto, nella misura consentita dalla legge.

X. L'utilizzo del sistema di segnalazione comporta dei costi per l'informatore?

Per l'informatore non sono previsti costi.

XI. La segnalazione dà luogo a un rapporto di mandato con l’avvocato mediatore?

No, non viene instaurato alcun rapporto di mandato. L’avvocata mediatrice è e rimane incaricata da TQGG. Tuttavia, il rapporto giuridico tra l’avvocata mediatrice e TQGG in qualità di committente comporta un «effetto (di tutela)» a favore del segnalante. In questo modo, l’avvocato mediatore può fornire all’informatore una consulenza informale sulle questioni pratiche del singolo caso, ma non è in grado di rappresentare i Suoi interessi giuridici in qualità di «Suo» avvocato.